Vanochtend stond ik heerlijk uitgerust op, had zin om naar mijn werk te gaan. Leuk om mijn collega’s weer te spreken na het weekend. In de lunchpauze liep ik geïrriteerd tussen de mensen door om mijn eten te kopen in het personeelsrestaurant. De drukte, de geluiden, de warmte: het ergerde me allemaal. Echt rust bracht deze pauze me niet. In drie uur tijd was mijn humeur en gevoel totaal omgeslagen. Hoe kan dit en hoe kan ik dit weer veranderen?

Als je werk bestaat uit telefonische gesprekken over lastige situaties en het afhandelen van klachten, dan word je geconfronteerd met ervaringen en emoties van anderen die niet altijd positief zijn. En dat kan iets doen met jou als persoon. Wat maakt telefoon gesprekken soms zo lastig?

We missen een deel van de communicatie.

Huh? We praten toch één op één met iemand, hoe duidelijk wil je communicatie hebben? Het grootste deel van communicatie, namelijk 80 %, is non verbale communicatie. Als je zakelijk iemand aan de telefoon hebt, mis je veel informatie. Wie is de ander, in wat voor situatie zit hij of zij, wat is de gemoedstoestand. Je ziet geen lichaamstaal en geen expressie in het gezicht, mist het oogcontact en de gebaren. Als het emotioneel iets met de ander doet, en de ander ziet jou niet, dan bestaat er een kans dat de ander jou steeds minder als echt persoon gaat zien. En je dus ook onpersoonlijk kan gaan benaderen.

Je kan op drie verschillende momenten aandacht geven aan dingen die je gaan helpen om zelf niet leeg te lopen. Dit is tijdens het gesprek, na het gesprek en thuis in je privé situatie.

Leefstijl, ontspanning en leuke dingen

Als jij niet lekker in je vel zit, dan kan het lastiger zijn om je de impact en toon van een gesprek niet persoonlijk aan te trekken. Het helpt dus echt om goed voor jezelf te zorgen. Gezond leven, aandacht voor genoeg beweging, buitenlucht, voeding en voor die dingen die jou ontspanning en energie brengen. Is dat helemaal niks doen? Ik hoor wel eens: “ik heb ontspanning genoeg: doordeweeks ben ik elke avond thuis en kijk ik tv. “ Toch geeft dit niet altijd de ontspanning die je nodig hebt. Ontspanning, inspanning en energiegevers hangen met elkaar samen. Stel je gaat naar een lezing, volgt een cursus, gaat naar boksen, yoga of gitaarles. Al deze dingen vragen een bepaalde mate van inspanning van je. Maar ze zorgen ook voor een ontspannen geest in een ontspannen lichaam. Iedereen heeft zo zijn eigen activiteiten die energie geven en het hoofd leeg maken.

Het is bekend dat iemand die steeds meer last van stress symptomen krijgt, de neiging krijgt juist die dingen die goed voor hem of haar zijn, niet meer te doen. Men neemt dan minder of niet de tijd voor sport, een avond uit, het lezen van een boek, het luisteren naar muziek, iets creatiefs doen, sociale contacten, iets nieuws leren of juist de stilte opzoeken. Dit is een signaal waar je bij jezelf op kunt letten, maar ook bij anderen alert op kunt zijn.

10 tips Om energiek te blijven bij het voeren van lastige gesprekken

1. Zachter en langzamer gaan praten op het moment dat de emoties bij de ander hoog oplopen

2. Niet persoonlijk aantrekken: “Als de ander mij zou kennen, zou hij of zij niet zo tegen mij praten. Heeft niks met mij als persoon te maken, deze persoon is boos over een gebeurtenis waar ik niks mee te maken heb. “

3. Aandacht: Luisteren met aandacht, dat is wat de ander wil. Vervolgens ook aandacht aan jezelf geven, wat doet dit met jou? (zie ook 9)  En geef je aandacht aan de dingen die je wèl kunt beïnvloeden.

4. Accepteren. Weerstand kost meer energie. Je kunt de ander of een situatie niet altijd veranderen, er zijn soms andere oorzaken dat iemand zich op een bepaalde manier uit of gedraagt. Hoe meer je ergens tegen in gaat, hoe meer energie het kost.

5. Positief zijn: Bedenk of schrijf op wat goed ging, wat heb je opgelost, welk gesprek heb je positiever af kunnen sluiten dan het begon? We blijven Nederlanders en zijn soms geneigd te kijken naar de dingen die niet goed gaan of vervelend zijn. En je kan de lastige dingen veel beter aan als je je ook bewust bent van de positieve ervaringen.

6. Neem herstel tijd: ga even naar de gang, koffie halen, naar het toilet, of het liefst: naar buiten. Zeker je lunch tijd in de buitenlucht doorbrengen gaat je nieuwe energie geven! Neem afstand van het gesprek, log in bij jezelf o.a. door je te focussen op je ademhaling en je even bewust te zijn van alles wat je om je heen ziet.

7. Ontladen /afreageren met elkaar: ga in gesprek met een collega. Bespreek het gesprek even. Waarbij humor echt geweldig kan werken.

8. Inspanning, ontspanning & energiegevers,: Wat vind jij fijn om te doen in je vrije tijd? En neem je daar voldoende de tijd voor?

9. Focus even op je ademhaling. Deze heb je altijd bij je en brengt je weer dichterbij jezelf. Diep naar je buik ademen, met ontspannen schouders, probeer je uitademing wat langer te maken dan je inademing. (kan ook als je even naar de koffie automaat loopt)

10. Invloed gedachten: Jij kan je gedachten sturen. Als je negatief denkt over een gesprek, dan ga je ook vervelende gevoelens krijgen. Boos, verdrietig, gekrenkt. Dit heeft weer invloed op wat je gaat doen. En ook op het volgende gesprek. Eerst het gesprek laten dalen, uit het als je je boos of geïrriteerd voelt. Daarna kan je bewust je gedachten sturen richting iets positiefs. Zodat je weer positieve gevoelens krijgt en het volgende gesprek positief in gaat. Het vergt oefening, is niet zeker niet altijd makkelijk!

Heb jij ook nog tips? Laat het weten!